Exportation de la comptabilité

Le module d'exportation comptable de PC CADDIE facilite le travail du service comptable avec les données de chiffre d'affaires. A l'aide de quelques clics de souris, des fichiers peuvent être créés pour l'exportation et importés dans le programme de comptabilité correspondant. Quelques travaux préparatoires sont nécessaires au début, bien qu'il ne s'agisse que de réglages uniques. Les travaux préparatoires suivants sont à prendre en compte.
Veuillez consulter discutez de ces deux points avec votre service comptable :

• D'une part, il faut clarifier avec le service comptable quels numéros de débiteurs ont été utilisés jusqu'à présent (il est éventuellement possible de trouver dans le domaine CASSE/CHIFFRE D'AFFAIRES a également été comptabilisé sans numéro de client). Dans certains cas, PC CADDIE peut éditer les numéros de membres en tant que numéros de débiteurs uniques à l'aide d'une formule. C'est pourquoi il est souvent judicieux de commencer par l'introduction de l'exportation de la comptabilité avec de nouveaux numéros de débiteurs, également pour éviter des travaux ultérieurs inutiles, comme la mise à jour manuelle des numéros de débiteurs.
• D'autre part, vous devez saisir les numéros de compte COFI dans les groupes de marchandises et/ou les articles comptables. Pour ce faire, vous pouvez saisir des centres de coûts et des clés de commande, si vous le souhaitez.

PC CADDIE peut sortir vos données comptables dans les formats d'exportation suivants :

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur l'exportation SAP.

Veuillez noter que | À partir de 2018, le format d'envoi postal et l'ancien format de comptabilité (ASCII) ne pourront plus être traités dans les programmes de comptabilité DATEV. Pour le format d'envoi postal, il s'agit de fichiers EV et ED ou de fichiers DV et DE. (Les formats ASCII actuels sous DATEV pro ne sont pas concernés).
Veuillez passer le plus tôt possible aux nouveaux formats de données.

Pour l'exportation Lexware, choisissez le format „ASCII avec tabulations“. Il s'agit d'un „fichier texte“. Dans Lexware, cela s'appelle alors „ASCII / Texte“ pour le chemin d'importation. „ANSI avec tabulateurs“ serait également possible.

Actuellement (état octobre 2023), le format Datev 7.0 n'est nécessaire que si l'on a besoin de clés de commande de plus de 2 positions. Avec DATEV 7.0, on peut les saisir avec jusqu'à 4 chiffres.

Dans cet exemple, la clé TVA 1234 et le numéro COFI 85600 à 5 chiffres sont saisis dans un groupe de marchandises. On peut bien sûr aussi les saisir individuellement dans les articles :

53.123456/123/2
Dans ce cas, la clé serait : 53 est la clé de commande
123456 est le numéro de compte FIBU
123 le centre de coûts
2 la clé de la sphère

53.123456/2 - dans ce cas, la clé de sphère viendrait dans le champ KOST1 dans l'exportation si on n'utilise pas de centre de coûts.

L'exportation de la comptabilité pour le Format DATEV 5.0 s'effectue via un fichier csv.

Dès que vous sortez, vous pouvez décider dans la fenêtre suivante si vous voulez livrer l'immobilisation immédiate à votre comptabilité (celle-ci est livrée comme code d'immobilisation 1) ou si vous voulez exporter sans l'immobilisation immédiate (celle-ci est livrée avec le code d'immobilisation 0).
Dans la plupart des cas, la case n'est pas cochée et la comptabilité décide après l'importation quand les données sont „figées“.

Info : avec le transfert des débiteurs, le nom du compte est également transmis. nom du titulaire du compte est transmis si celui-ci a été introduit dans les données personnelles dans l'onglet „Paiement“ avec les données bancaires (par ex. pour un enfant). Le titulaire du compte peut donc être différent du nom du débiteur (personne) lui-même.

Avec un paramètre spécial, il est possible d'utiliser le champ de document 2 avec la date d'échéance si les écritures sont éditées en plus à la date de la facture. Contactez notre support si vous avez besoin de cette fonction.
Ce paramètre spécial est également utilisable pour la date de document supplémentaire du livre de caisse dans la zone de caisse !
Pour ce réglage, il est également important que la case „Enregistrer à la date de la facture“ soit cochée dans les autres réglages spéciaux.

Il existe en outre une possibilité supplémentaire dans les Paramètres spéciaux (uniquement avec le format DATEV)
Le crochet Livre de caisse : transfert direct veille à ce que les pièces du livre de caisse soient toujours exportées individuellement, même si vous avez coché la case „Regrouper les écritures de chiffre d'affaires par compte général et par client“.
Les pièces du livre de caisse sont alors directement comptabilisées du compte COFI au type de paiement comptant (sans passer par le débiteur collectif).
Cette fonction a prioritaire sur „Regrouper les écritures de ventes par compte général et par client“., ce qui est très pratique, car on aime bien exporter les écritures de caisse individuellement par document.

Notez la nouvelle fonction pour Listes de contrôle!

Demandez à notre support si vous avez besoin de cette fonction.
L'exportation des factures au format PDF en plus de l'exportation des écritures est possible pour les comptes de cotisations (pas pour les comptes de caisse).

Dans de nombreux cas, PC CADDIE peut utiliser une formule pour utiliser les numéros de membre comme numéros de débiteur uniques. La formule est installée pour vous par le support PC CADDIE. Il y a alors moins de travail de suivi pour les numéros de débiteurs. S'il y a des postes ouverts pour des non-membres - par exemple pour le compte de caisse - des numéros de débiteurs supplémentaires sont nécessaires pour cela.
Lors de l'exportation, les débiteurs peuvent être transmis avec leur adresse au programme de comptabilité.

Si le service comptable souhaite utiliser sa propre série de numéros, ces numéros peuvent être saisis dans un champ supplémentaire d'information. Il ne faut pas oublier que les numéros de débiteurs doivent alors toujours être mis à jour manuellement dans PC CADDIE. Si votre comptabilité indique une plage de numéros libre, celle-ci peut être créée dans un champ d'information (similaire aux boîtes).

Si ce champ n'existe pas chez vous, vous pouvez installer le champ supplémentaire en suivant ces instructions : Champs supplémentaires des contacts.

Il est également possible d'introduire des numéros de compte COFI complets pour des groupes de marchandises entiers, en cliquant sur Chiffres d'affaires - Types de contributions/articles - Traiter/échanger/supprimer les groupes de marchandises traiter les groupes de marchandises :

Pour que les articles de vente correspondants soient enregistrés sur le numéro de compte COFI correct, ces numéros doivent être définis soit dans les groupes de marchandises, soit dans les articles (si des numéros sont définis dans le groupe de marchandises, il suffit de définir des numéros dans les articles si ceux-ci doivent être différents de ceux du groupe de marchandises).
Si vous souhaitez également exporter les paiements, saisissez également les numéros COFI correspondants dans les types de paiement. Vous trouverez également les types de paiement dans la liste des articles.
Dans les domaines de comptes de cotisations comme CLUB ou GMBH (ou similaire), le champ pour le numéro COFI se trouve ici :

Dans les domaines de comptes de caisse comme p.ex. CHIFFRE D'AFFAIRES ou CASSE (ou similaire), le champ correspondant se trouve ici :

La clé de commande et le centre de coûts peuvent également être saisis dans le champ du numéro de compte COFI.

• 12e → Clé de commande
• 3456 → Numéro de compte COFI
• /789 → Centre de coûts

A partir de la version PC CADDIE 02.10.2023, il est également possible de saisir un centre de coûts 2.

• 12e → clé de commande
• 1222 → Numéro de compte COFI
• /6 → centre de coûts 1
• /789 → centre de coûts 2

Pour imprimer des articles de caisse avec des numéros de COFI, cliquez sur „Articles - Imprimer liste d'articles“ et cochez la case „Filtres spéciaux“ :

Imprimez les listes d'articles des comptes de cotisation par exemple dans le domaine CLUB ouvert via „Chiffres d'affaires - Types de cotisation/articles - Imprimer liste/étiquettes“ et triez de préférence par groupe de marchandises. Le numéro Fibonacci est toujours imprimé.

Lorsque tous les travaux préparatoires sont terminés, l'exportation comptable proprement dite peut être lancée. L'exportation est créée séparément par domaine comptable (p. ex. CLUB, CHIFFRE D'AFFAIRES, GASTRO etc.) Sous Chiffres d'affaires, vous trouverez le point de programme Exportation de la comptabilité.

La fenêtre suivante s'ouvre :

• Répertoire
  Chemin d'accès pour le fichier d'exportation.
• Portée
  Normalement, on n'a besoin que de débiteurs avec des écritures.
• Tous les contacts
  Limitation du groupe de personnes possible, si cela est souhaité et approprié, discutez-en lors de l'installation, en particulier pour les caisses avec postes ouverts, on contrôle avec une formule quels invités doivent être comptabilisés sur le débiteur collectif.
• Modifié … jusqu'au 18.10.23
  Toutes les modifications des débiteurs jusqu'à la date actuelle doivent être saisies.
• Éditer tous les débiteurs comme „nouveau“.
  Ceci permet de marquer les débiteurs exportés comme „NOUVEAU“.
• Éditer les débiteurs avec adresse
  Si cela est souhaité.
• Regrouper les familles
  Avec cette coche, les écritures sont comptabilisées sur le numéro de client de l'interlocuteur principal, sans cette coche, l'écriture reste sur la personne individuelle.
• Ecritures p.ex. du : 01.01.23 au p.ex. 31.01.23
  Veuillez sélectionner la période correspondante.
• Éditer à nouveau les écritures notées
  PC CADDIE note les écritures dans les comptes de chiffre d'affaires par une étoile jaune. Si l'on souhaite répéter l'exportation, il faut cocher ici.
• N'éditer que les écritures comptabilisées
  Les écritures qui sont encore en jaune dans les comptes de ventes (pas encore de facture établie) ne sont pas exportées.
• Numéro de facture comme numéro de document
  Si cela est souhaité, veuillez cocher la case correspondante.
• Noter
  En cochant cette case, l'étoile jaune est placée dans le compte.
• Format
  Cette option permet de définir le format lors de l'installation du module pour votre programme de comptabilité.
• Numéro de support de données/numéro de décompte
  Parfois, ces données sont nécessaires pour que votre programme de comptabilité puisse lire le fichier, par exemple l'indication de l'année en cours. Pour le numéro de décompte, il est important de ne pas attribuer plus de 68 numéros par année, donc pour l'année 2023, des numéros de 000123-006823.

Sur la deuxième page des paramètres, en cliquant sur le bouton Autres paramètres spéciaux la fenêtre suivante s'ouvre :

• Longueur des numéros de compte
  Il s'agit de la longueur des caractères des numéros de compte, chez Datev ils sont généralement à 4 ou 5 chiffres, normalement les numéros de compte sont toujours 1 chiffre plus court que le numéro de client.
• Numéro de compte client spécial
  En fonction de la décision concernant le numéro de débiteur à utiliser, on saisit ici la formule pour l'édition du numéro de débiteur. Dans l'exemple ci-dessus, des débiteurs automatiques sont utilisés pour les membres, mais il y a aussi des invités avec des débiteurs (la formule n'est pas visible ici dans son intégralité en raison de sa longueur et sera déterminée par PC CADDIE pour vos données si nécessaire).
• Comptabiliser les personnes qui ne correspondent pas au filtre des débiteurs sur ce compte de débiteurs collectif
  Ceci est très utile, surtout pour les comptes de caisse, afin que vous puissiez comptabiliser tous les invités qui n'ont pas de numéro de débiteur sur un débiteur collectif. Veuillez coordonner le numéro de client pour le compte collectif avec le service comptable. Cette indication est également utile dans d'autres domaines de comptes, afin que les écritures de personnes sans numéro de débiteur soient également exportées.
• Ecritures pour les personnes qui ne correspondent pas au filtre des débiteurs, pas exportieren:
  Cette coche n'est normalement pas activée.
• Écritures de chiffre d'affaires par client et par article pour la période zusammenfassen:
  Surtout dans le domaine des comptes de caisse CHIFFRE D'AFFAIRE ou CASSE cela est utile, car on fait généralement un récapitulatif par jour. Si vous comptabilisez par exemple tous les invités sur 1 compte collectif, vous pouvez ainsi regrouper les différents articles en un seul total. Si vous ne voulez regrouper que certains articles (p.ex. les réservations de billets de bal), veuillez placer un S. (pour somme) devant le numéro COFI, donc dans l'article dans le numéro COFI p.ex : S.1234
• Mettre les écritures à la date de la facture
  Dans ce cas, l'exportation se fait à la date de la facture au lieu de la date de l'article. N'oubliez pas que le crochet est défavorable si vous avez imprimé les factures dans „l'ancienne année“.
• Filtrer l'édition des écritures également sur la base de la date de la facture
  Si la facture contient également des articles dont la date comptable se situe en dehors de la période comptable exportée, ces articles seront également exportés.
• Demander la date à laquelle la facture est datée au minimum
  Si les factures ont été imprimées dans „l'ancienne année“, vous pouvez également utiliser cette option pour contrôler la date à laquelle l'enregistrement est effectué.
• Transférer les transferts de familles avec
  Cette option permet d'exporter en plus les écritures de transfert des partenaires/enfants vers le contact principal (inutile en cas de regroupement familial). Ce crochet est utile dans les comptes de caisse, en particulier lorsque, par exemple, un green fee est comptabilisé sur facture, via un hôtel.
• En cas de regroupement familial, numéro de membre dans le texte de l'écriture
  Le numéro de membre est exporté en plus.
• Nom dans le texte de l'écriture
  Le nom est exporté en plus.
• Pour les écritures de chiffre d'affaires, faire précéder le numéro d'article
• Archiver les fichiers d'exportation
  Les fichiers sont automatiquement archivés. Ils sont déplacés de manière entièrement automatique par PC CADDIE du chemin d'exportation initial vers un sous-dossier portant le nom du domaine de comptes. En outre, les fichiers d'exportation sont marqués avec la date et l'heure.

En cliquant sur le bouton Sortir le fichier est exporté vers le chemin saisi.

Remplissez consciencieusement la fenêtre suivante avec les données de votre conseiller fiscal :

Les fichiers (chez Datev, il y a 2 fichiers, la pile d'écritures et le fichier client) sont alors disponibles pour être importés dans le programme de comptabilité.

Après avoir exporté au format DATEV 5.0 ou DATEV 7.0, vous pouvez imprimer des listes de contrôle :

Sélectionnez le fichier pour les débiteurs édités en fonction du chemin d'exportation que vous avez défini.
Le fichier contenant le lot d'écritures est prédéfini. Vous pouvez choisir d'afficher le fichier des débiteurs ou le lot d'écritures :

… et imprimez - ici un exemple concernant un fichier client :

• La colonne „Valable dès“ est remplie avec la date d'entrée de la personne dans PC CADDIE, si vous éditez les débiteurs „avec adresse“.
• De nombreux autres champs sont édités (selon l'interface Datev), cette liste de contrôle vous donne uniquement un aperçu des numéros de débiteurs (compte) et de quelles personnes il s'agit.
• Si vous souhaitez consulter le fichier dans son intégralité, ouvrez-le par ex. avec Excel ou Open Office.

Dans cet exemple, les débiteurs ont été édités sans adresse, les numéros de débiteurs sont dans ce cas à 6 chiffres (les comptes COFI seraient alors généralement à 5 chiffres en plus, mais 4 chiffres seraient également possibles (selon les besoins et l'installation).

Voici un exemple d'un lot d'écritures :
Dans cet exemple, les numéros de compte (numéros COFI) comportent 4 chiffres et les numéros de client 5 chiffres.

Il est également possible de contrôler si toutes les écritures ont été transférées sous Chiffres d'affaires/statistiques de chiffre d'affaires sous l'onglet Filtrage. Il est possible d'y sélectionner les écritures exportées et non exportées. Vous trouverez ici plus d'informations sur la Liste de contrôle après l'exportation Datev.

Le transfert des différentes factures au format PDF n'est pas possible dans l'exportation de la comptabilité. Utilisez pour cela la fonction :

Chiffres d'affaires/exportation des données de l'audit
Sélectionnez de préférence „TOUTES LES FACTURES“ par rapport à la plage de dates de création de la facture !

Le fichier créé se trouve dans le répertoire de sortie et peut être transmis à l'expert-comptable.

Vérifiez si des numéros COFI ont été saisis dans tous les articles, aidez-vous également des statistiques de ventes pour trouver les articles (entrées non exportées). Complétez les numéros COFI et exportez à nouveau les écritures manquantes. Vous trouverez le paramétrage =>ici

Si le fichier est vide et que vous avez saisi tous les numéros COFI dans les articles, il se peut que vous ayez déjà édité la période comptable à titre de test. Il peut alors être utile de cocher la case „Rééditer les écritures notées“. N'oubliez pas qu'en cochant cette case, toutes les écritures de la période comptable indiquée seront à nouveau éditées.